受注伝票の「伝票状態」について|販売管理・在庫管理のクラウド型システム セルフィー

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受注伝票を起票する(BtoB編)

【tips】 受注伝票の「伝票状態」について

【メニュー】 受注管理 > 【BtoB】 [一覧]受注伝票

■起票された受注伝票は、
【未引当】
【入荷待ち】
【出荷前入金待ち】
【出荷待ち】
【出荷済】
【キャンセル】

の6つの状態に区分されます。

■基準は、
在庫の引当先がない(欠品している)場合
→【未引当】

在庫が発注残(未入荷の発注分)に引き当てられている場合
→【入荷待ち】

在庫は倉庫にあるが、前入金が必要な得意先の注文分だった場合
→【出荷前入金待ち】

出荷可能な状態で、まだ出荷が完了していない場合
→【出荷待ち】

出荷が完了している場合
→【出荷済】

キャンセル処理した場合
→【キャンセル】

■【未引当】の受注伝票は、
引き当てる在庫がない状態なので、受注をキャンセル*するか出荷を待ってもらうか判断する必要があります。
(*受注伝票の編集画面にあるキャンセル・ボタンがあります)

■【入荷待ち】の受注伝票は、
引当対象としている発注伝票の入荷待ちです。

もし対象の発注伝票の入荷予定日を経過していればシステムの操作漏れ(入荷処理*していない)か、仕入先に発送状況を確認する必要があります。

(*【メニュー】入荷管理をご確認ください)

■【出荷前入金待ち】の受注伝票は、
「取引条件」が“前受請求”になっている得意先で、「入金状態」が“未入金”となっています。

もし入金予定日を経過していれば、システムの操作漏れ(入金処理*していない)か、得意先に入金状況を確認する必要があります。

(*【メニュー】売上・入金管理 > [一覧]入金伝票をご確認ください)

■【出荷待ち】の受注伝票で、
もし出荷予定日を経過していたら、システムの操作漏れ(出荷処理*していない)か、倉庫に出荷状況を確認する必要があります。

(*【メニュー】出荷管理をご確認ください)


【tips】 受注伝票の起票単位を理解する

【メニュー】 受注管理 > 【BtoB】 [新規追加]受注伝票

■得意先がFAXで送ってくる発注書(注文)を元に受注伝票を新規追加していただきますが、
その結果起票される受注伝票が【複数になる】ことがあります。

■当システムでは、
『在庫の引当先』が異なる場合、受注伝票を分けて起票する仕様になっています。

受注伝票の新規追加画面で得意先からの注文内容を入力いただきますが、
そこで入力された各商品の『在庫の引当先』が複数に渡った場合はそれ毎に受注伝票が起票されます。

■各商品の『在庫の引当先』は、
商品マスタ > 在庫詳細」ページにて確認することができます。

※関連ガイド
URL

■例えば、
商品Aと商品B、商品Cをそれぞれ1つずつ、という注文が得意先から入ったとします。
商品A・Bは“北関東倉庫にある在庫”で、商品Cは“南関東倉庫にある在庫”が『在庫の引当先』だったとします。

その場合、受注伝票の新規追加画面で3つの商品を登録すると、商品A・Bが反映された受注伝票と、商品Cだけが反映された受注伝票の2伝票に分かれることになります。

■『在庫の引当先』毎に起票単位を分けるのは、
受注伝票の単位で出荷処理を行う仕様にしているためです。

『在庫の引当先』が異なれば、それ毎に出荷はかかるはずなので、受注伝票もそれに合わせています。


【tips】 受注伝票の「出荷区分」について

【メニュー】 受注管理 > 【BtoB】 [一覧]受注伝票

■受注伝票の「出荷区分」には
【自社倉庫出荷】
【仕入先直送】

の2区分があります。

■【自社倉庫出荷】とは、
自社の倉庫にある在庫、もしくは、これから入庫される予定の在庫が引当の対象になっている受注伝票のことです。

■【仕入先直送】とは、
仕入先から得意先へ直送されることになっている受注伝票のことです。

「取り寄せ品」の商品が反映されている受注伝票がこの区分の対象となります。


(初級) 受注伝票を起票する (受注管理 > [新規追加] 受注伝票)

【メニュー】 受注管理 > 【BtoB】 [新規追加]受注伝票

■得意先からの注文を受けて、
受注伝票を起票します。送料は設定に基づき、自動計算されます。
また、システム上でアカウント開設済の得意先であれば、自動的にThanksメールが配信されます。

※関連ガイド
【tips】 受注伝票の起票単位を理解する
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【tips】 受注伝票の「伝票状態」について
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【tips】 送料に関する考え方を理解する
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■「得意先発注No」の項目は、
得意先がお客様に発注書を送ってきた際に記載がみられる発注番号を登録します。

登録することで、得意先からの問い合わせを受け付ける時などにこの情報で検索をして呼び出せるので、得意先に対しての対応を高めることが出来ます。

■「納品書」の項目は、
得意先へ商品を発送する際、納品書を同梱するか、しないかを指定しておくことができます。
ここで指定することで、倉庫に出荷指示を出す際、まとめて必要な納品書データを出力できるようになります。

同梱の必要がなければ【不要】にし、金額まで表示された納品書を同梱するなら【必要(金額表示)】にし、金額表示の必要がなければ【必要(金額非表示)】にします。

得意先の倉庫以外へ商品を直送する場合などに、【必要(金額非表示)】を選択します。

■「特記事項(得意先の倉庫以外へ商品を直送する際)」とは、
得意先の商品の購入ユーザーなどに商品を直送する際、荷物に貼付する「送り状」への記載内容に留意する必要があります。

「出荷主名」は得意先名やショップ名などにする必要があります。

お届け日時の指定や備考欄に書くべきコメントがあればそれを配送会社に伝えなければなりません。

代引きの対応を直送時にお客様の配送業者に行う必要がある場合、その金額を伝える必要があります。

※関連ガイド
【tips】 代引き対応可能倉庫について
URL

上記のような情報を倉庫とやり取りする際の情報項目がこの「特記事項(得意先の倉庫以外へ商品を直送する際)」になります。

■起票した受注伝票が、在庫数へどう影響したか確認するには、
商品マスタの各商品ページにある「在庫詳細」にある「引当可能数」を見ます。

■「取引条件」が“前受請求”の受注伝票は、
受注伝票が起票された時点で、請求データが生成されます。
【メニュー】 売上・入金管理 > [一覧]入金伝票

こちらで請求の潰し込みが行えます。


(初級) オンラインで受け付けた注文を確認する (受注管理 > [一覧] 受注伝票)

【メニュー】 受注管理 > [一覧] 受注伝票

■得意先がオンラインで注文してきたら、
お客様にご登録頂いているメールアドレス宛に通知されます。
受注伝票が起票されていますので、そちらから内容を確認してください。

また得意先向けに、Thanksメールも自動配信されます。


【tips】 受注伝票の起票と、出荷データの関係性を理解する

【メニュー】 出荷管理

■受注伝票を起票すると、
「出荷管理」メニューに情報が反映されます。

「出荷区分」が【自社倉庫出荷】の受注分に関しては
「出荷管理」メニューの“出荷指示前”画面に反映されます。

「出荷区分」が【仕入先直送】の受注分に関しては
「出荷管理」メニューの“出荷待ち”画面に反映されます。

■なお、
下記の「伝票状態」の受注分は
「出荷管理」メニューには反映されません。

  • 未引当
  • 入荷待ち
  • 出荷前入荷待ち

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【tips】 受注伝票の「伝票状態」について
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